『疫情如何加速公司自動化?』-唯有能夠自動化的公司,才能維持營運?

第一篇

自2020年三月美國進入第一次軟封城,到2021年五月已有50%的美國人打了第一劑疫苗,經濟逐漸開放。在此期間,股市不斷破新高,景氣復甦,幾乎每個企業都在招人。

結果招幕困難,公司長處於人手不足的狀況。於是加速自動化。

唯能夠自動化的公司,才能維持營運。可說是:時勢所逼,提早或加速或加深自動化。

第一項自動化是方便客戶下訂單。

第二項自動化是方便客戶付帳單。

第三項自動化在與客戶互動:

例如:EDM 或臉書廣告或IG廣告或Google Map或Yelp。

以上三項幾乎發生在各行各業。尤其是餐飲業、零售業。

第四項自動化是線上開會,Google Meets 等已被成熟引用。

更進一步引進開會軟體。除開會時,共享畫面外,也共享資料,並注重開會前、開會中與開會後的協助。

第五項自動化是請假、加班、出勤、人在何處、做什麼的自動化。

過去大家一起在公司上班,只要進辦公室,沒多久就可以了解人員動態與人力資源配置。疫情中,一部分人在公司上班、一部分外勤、一部分人在家上班,無法了解彼此的狀況,尤其是請假對事務的進展與時效影響最大。所以必須讓大家知道大家的行踪與放假,才能方便聯絡與安排事務。

第六項自動化是中央資料庫的建立與分享。

在疫情前,大部分的矽谷公司都已有共享資料庫方便存取。疫情中更進一步自動化為版本管理與集體協作。更進一步是個人資料庫與共享資料庫的串接。公開資料與機密資料的管理。漸漸導入AI。

第七項自動化是文件控管系統。

從文件的建立、核准、發行、分送、閲讀、列印、銷毀、版本管理。讓需要文件的人,隨手取得。疫情前,大部分公司都有ISO9001 或其他ISO系統法符。只是疫情中,不得不將所有紙本改為數位文件,所有以手寫的資料,變成數位輸入。必須藉自動化讓在不同處工作的人,能夠被告知存取,此功能已超過中央資料庫能處理的範圍。

第八項自動化是訓練。

疫情前,新進同仁可以到公司接受訓練,或是到公司時,隨時有前輩教導。疫情中就很難方便訓練。許多矽谷公司,運用第三方做網上訓練。例如:LinkedIn 或購買訓練軟體,將各職務所需的訓練放在雲端,讓同仁隨時做自我訓練,提升生產力並避免錯誤。

第九項自動化是知識支援。

疫情前即有像答客問,Q & A的資料庫供客戶或業務員使用,更進一步有自動答覆機器人BOT 協助客戶與業務。疫情中,知識支援擴大到公司設計、採購、生產、品管、人事等各功能。透過知識支援,來加速當事者的反應速度與應對能力。減少需透過多次多人詢問與開會,才能回應。知識支援已成為公司生產力提升到關鍵。知識支援雖不是新的領域,但多數公司並不熟悉,故多採用知識管理軟體來補不足。

第十項自動化是會計與財務自動化。

疫情前,對矽谷公司而言,這部分的自動化已經非常成熟,往往公司第一個導入的軟體系統就是會計與財務。疫情前當CEO等高層主管,想要什麼報告或資訊,可以透過資訊部門來客製,快速取得。疫情中,人員分散、開會不易,高層主管需要有更具智慧與彈性的BI (Business Intelligence) 來協助主管即時取得相關的訊息或報表。因此會計與財務自動化加強在AI,客製,On-Demand 隨手可得,並有儀表板協助監控狀況。當然會計與採購、銷售等的更自動化串聯也是逐日進步。

以上十項僅涉及一般管理,至於製造、設計、行銷、採購、人事各部門的自動化都有非常細膩多元的自動化。所謂:他山之石,可以攻錯。先列舉以上十項,後續再逐各功能探討。歡迎大家一起探討與斧正。