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每間香港公司都必須設立和保存「重要控制人登記冊」。這是2018年香港《公司(修訂)條例》的新規定。根據法例，如公司未能設立及保存重要控制人登記冊，最高可被罰款25,000港元，執行董事或個別高級管理人員也有可能面臨罰款。因此創業者及公司經營者務必重視此項新規定。以下為大家講解這項新的合規要求。
重要控制人登記冊（Significant Controllers Register）是指記錄公司的最終自然人控制人的資料。根據條例定義，「控制人」是指直接或間接持有公司超過25%股權或投票權的人士；或直接或間接有權委任或罷免董事會大部分董事的人士。如果沒有自然人符合上述規定，那麼董事成員將被視為「控制人」。
公司必須收集控制人的姓名、出生日期、國籍、住址、身分證明文件號碼等個人資料，並登記在重要控制人登記冊內。如有任何變更也要及時更新登記冊資料。此登記冊須存置於公司的註冊辦事處內，供有關監管機構查閱。
為何設立此登記冊如此重要？原因如下:
一、加強公司透明度，有助防止洗黑錢活動。登記冊使公司最終受益人資訊對外透明，減低企業被濫用作非法用途的風險。
二、清楚公司控制結構和利益，利於執法部門調查。設有該登記冊,執法機構調查案件時更快捷掌握公司控制人信息。
三、方便向控制人送達法律文件及法律程序。登記冊可使法院或執法部門更容易確定公司的控制人，以便送達法律文件。
四、有助公司內部管理和溝通。內部員工也可清楚公司的控制關係，減少不必要爭拗。
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