寫了幾篇有關ai360電子表單與電子流程的文章。朋友問為何電子表單與電子流程是數位轉型的基礎。我回答說：依80-20法則，公司的活動有80%都包含表單與流程。我會寫幾篇文章，介紹如何使用，有了這些例子，大家就比較知道如何使用它。便宜，快速，有效，不需懂程式。尤其適合中小企業。

運用ai360電子表單與電子流程來做文件控管

首先是建立文件圖書館或倉庫，將公司要列管的所有的文件依類別與機密等級分別整理，置放於文件圖書館。客戶可以使用ai360的Secured Cloud 安全傳輸平台軟體或KMS知識管理系統軟體，來建立文件圖書館。

接著公司建立：

1. 文件管理人名單

2. 使用者機密等級與授權名單

3. 文件公告與配送辦法

接著依客戶的管理偏好，可以採自動存取或由圖書管理員（文件管理員）協助存取或結合此兩種的混合模式。由文件管理員協助存取最為簡單。使用者詢問文件管理員：他想要存取的文件。文件管理員依使用者的機密授權等級，拒絕或提供文件。在此種模式：使用者利用電子表單與電子流程提出申請。

1. 申請核准文件

2. 申請查詢文件

3. 申請閱讀文件

4. 申請列印文件

5. 申請變更文件

6. 申請作廢文件

7. 申請增加，刪除，變更文件管理人名單

8. 申請增加，刪除，變更使用者機密等級與授權名單

9. 申請變更文件公告與配送辦法。追蹤文件回收（數位文件，不必回收）

針對文件則可以加浮水印，加開啟密碼，加閱讀時間限制，限制列印與下載，加限制編輯，唯讀。這部分可以透過PDF軟體來達成。（ai360可以協助，但此功能需另外收費）。

以上文件控管的功能，可由ai360電子表單與電子流程完成。任何公司，不需寫程式碼，約三天的時間，就可以完成文件控管系統。

註：自動存取的方式，雖在存取上較快捷，但系統維護不易。若需知道如何運作，可來函告知。

只要年付五萬元台幣，就可以使用ai360電子表單與電子流程，還有其他13種數位工具。有興趣的好友。

敬請聯絡：

https://leadwin.info/fmi/webd/AI360?script=FRM&$id=12063838573154535000009395065362858194513