寫給想用會計軟體作帳或管理公司的人

### 為何會計軟體要客製化，才能讓每家公司用得順手？

客製化的原因，不是大家使用的會計原理原則有所不同，主要原因是每家公司所設計的組織分工，與權限管理，與外界（例如：銀行）的串接，有所不同，所以需要客製化。

基本上，記帳員紀錄後的資料是不可以修改。如果要修改，要另起一個新傳票，來更正。因為資料若隨時可改，就很難確保資料的真實性與責任。記帳員可以說：我的原始資料被改過了。為此，不同公司有不同對策。

有的公司，允許修改，但要記下每次修改內容，時間與修改人。有的公司要填修改申請單，才能修改。有的公司允許原記帳員修改，但若資料經過核准員核准，就不能修改。有的公司允許在關帳前，都可以修改，最後修改人要負責任。關帳後的修改，需另起一個新傳票。有的公司允許每月雖關帳後，仍可以修改，但若已向政府申報，就不能直接修改。

有些公司，就採用財務會計，稅務會計，管理會計來滿足不同的需求。

另外像與銀行的串接，每家銀行都不同，公司取得銀行對帳單的方法也不同，這也需要客製化。

會計軟體就是需配合客戶的作業實務而客製化。當然企業也可以改變自己的作業，配合會計軟體。ai360.work除提供具彈性的精實會計記帳軟體外，也可以為客戶客製會計系統。告訴我，你的需要，我來幫你實現。

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當你看到帳冊時，你要有帳冊上會有一些交易，尚未被計入的概念。

這幾篇連載文章，不是寫給會計專業人士閱讀，而是給一般對會計，尤其是記帳，這部分有興趣的人來閱讀。前五篇，大概是隨著電視的政治獻金發展來描述。現在於此篇，做一個歸納性的敘述。

這裡聚焦記帳，不深入討論轉帳，攤銷等會計。每日記帳的時點或情境：

## 拿到發票時，立刻記帳，完成傳票紀錄。

## 知道交易發生與內容，立刻記帳，但等待或跟催正式憑證。完成傳票紀錄。

## 不知道交易發生與內容，但有拿到現金收支資料，需去發現並跟催交易內容，決定如何記帳。

所以記帳人員可以用被動的方式記帳，也就是有收到正式憑證，才記帳。也可以主動去跟催憑證。公司也可以決定，只有有憑證時，才計入會計軟體系統。或只要知道有交易，經濟活動，就先計入會計軟體系統，先依單據來做，再補憑證。不論用哪一種形式，在關帳與出財務報表時，都須將該時段的交易都涵蓋，且都有憑證。以上都可以透過ai360精實會計記帳軟體協助處理，讓記帳工作事半功倍。

前文提到交易憑證。以發票為主，收據為輔，再配合各項文件，例如：契約等。

所以要做好會計，就是要盡快取得憑證，然後將帳登入系統。只要登入系統，系統就會自動處理。會計人員先依每日開出的發票與收到的發票作帳。接著可以透過銀行每月或每日的對帳單，找到收支。然後去追蹤每筆收支的憑證。

如果照這樣做，記帳的工作完成90%。剩下的是有些人晚報帳，晚請款，忘記疏忽等。還好這些金額都不會太大。當發現後，只要尚未關帳，都可以補記載發生的月份與日期。讓財務報表更正確。日後做月份比較或年度比較時，比較有意義。

所以在關帳前，一定要將所有的交易，都找出來，如此才能記實，反映真實財務狀況。

台灣八月新興集體一起研究會計熱。雖然台灣喜歡一窩蜂，這種熱鬧，也增添彼此的生活歡趣。複式簿記的發明，讓記帳變得有系統。用電腦搭配ai360會計軟體，反而比人工記帳輕鬆正確。

Ai360.work公司將在中秋節過後，舉辦精實會計記帳研討會，示範如何用最先進的會計軟體，讓會計人員輕鬆記帳。老闆也可以隨時掌握公司的營業活動。每日都可以輕鬆產出損益表與資產負債表。ai360.work會計軟體，可以適用於單一營業場所或各地有分公司的中小企業。

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